Un(e) Responsable accueil et réceptions (F/H)

Mission

Le Responsable Accueil et Réceptions encadre l’équipe qui assure les missions de d’accueil téléphonique de la commune, d’accueil physique de l’Hôtel de Ville, et d’organisation des réceptions de la commune.

Activités

Missions susceptibles d’évoluer selon le projet de service.

Management

Manager l’équipe permanente : animation de l’équipe, suivi des formations, évaluation du personnel
Recruter et encadrer l'équipe des réceptions et les "extras" (renforts ponctuels)
Superviser le personnel de réception des prestataires

Organisation du service

Organiser le planning de travail du service et des agents (annuel / mensuel / hebdomadaire)
Mettre en place un suivi de qualité de service et les procédures adaptées (règles d’accueil, d’hygiène, de sécurité, RSE, etc.)
Réaliser le suivi des réceptions, l’organisation matérielle (suivi des stocks, planification et optimisation des achats, suivi des commandes) et le bilan (mise en place et suivi de tableaux de bord)
Assurer une présence lors des réceptions servies par les traiteurs
Assurer et développer les relations avec les prestataires
Polyvalence et renfort sur les missions d’accueil physique et standard, selon les besoins des plannings

Gestion administrative et financière

Gérer et suivre les procédures de consultations et de marchés publics (rédaction des cahiers des charges, de prestation)
Superviser les opérations administratives et financières en lien avec le service administratif de la direction
Participer à la préparation du budget de la DCRI
Assurer le suivi de l’exécution budgétaire du service dans une logique d’économie de moyens

Profil, expérience, formation

BAC à BAC +2
Formation : Accueil / réceptions / organisation d’événements / management d’équipes
Expérience sur un poste similaire souhaitée
Permis B obligatoire

Savoir-faire :

Compétences managériales
Connaissance de l’organisation d’un évènement, gestion de stock, achats (circuits courts, RSE)
Connaissance des règles d’hygiène, de sécurité
Maitrise des techniques de filtrage et transmission d’appels
Connaissances en comptabilité
Connaissance de l’environnement territorial
Qualités rédactionnelles
Connaissance des principes de la commande publique
Maitrise des outils de bureautique et logiciels professionnels

Savoir-être :

Initiative et sens de l’organisation
Disponibilité
Bonne présentation
Qualités relationnelles, adaptabilité aux différents publics
Discrétion
Sens du service public