Un(e) Assistant administratif (F/H)

Mission

Sous l’autorité du Responsable Pôle Protocole et Relations publiques, l’Assistant administratif participe à l'organisation pratique du service et de l’équipe. Il gère l'organisation de manifestations, d’évènements et de cérémonies patriotiques. Il assure l’accueil des usagers.

Activités

Accueil physique et téléphonique des usagers

Assurer l’accueil des usagers du service lors des événements protocolaires ou événementiels
Gérer les appels téléphoniques
Assurer le secrétariat du service protocole

Organisation et communication autour d’évènements

Élaborer des cartons d’invitation, gérer les envois et retour d’invitations, référent Wimi
Mettre à jour et gérer des fichiers invitations
Suivre des dossiers à caractère évènementiel

Organisation pratique du service

Gérer le logiciel GMA
Gérer le stationnement
Participer aux actions du Service Protocole (cérémonies patriotiques et autres événements de relations publiques)
Assister la Responsable pour les opérations comptables

Profil, expérience, formation

Niveau BAC
Formation Secrétariat, accueil et gestion/organisation de réceptions, formation protocolaire et logiciel comptabilité
Expérience sur poste similaire souhaitée

Savoir-faire :

Bonne connaissance de la situation géographique des Directions et des services de la Mairie
Maitrise des outils de bureautique et connaissance de la micro-informatique
Maitrise des techniques de filtrage et transmission d’appels
Connaissance sur la préparation et l’organisation de manifestations
Connaissance des règles protocolaires
Qualités rédactionnelles

Savoir-être :

Initiative et sens de l’organisation
Disponibilité
Créativité pour les invitations
Qualités relationnelles et maitrise de soi lors de public difficile
Discrétion

Personne à contacter pour obtenir des compléments d'information

Yannick Macé

Conseiller en recrutement et transition professionnelle

Direction des Richesses Humaines